Quy chế, quy định, quy trình

     Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm Quy chế, Quy định và Quy trình do doanh nghiệp ban hành. 
     Việc ban hành hệ thống quy chế, quy phạm, quy trình có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý điều hành doanh nghiệp; tuy nhiên để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạm hợp pháp, phù hợp thực tế, đảm bảo tính khoa học ứng dụng là điều không đơn giản. Quy phạm nội bộ, phải đảm bảo:
     - Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật.
     - Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực cụ thể.
     - Tính hiệu quả: Quy phạm nội bộ tạo hành lang pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp, góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp; khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi;
     Trước khi xây dựng quy phạm nội bộ, cần xác định mục đích, sự cần thiết, phạm vi, đối tượng điều chỉnh cụ thể. Xác định được mục đích và đối tượng chính là doanh nghiệp đã xác định được "tên loại" quy phạm cần ban hành. Quy chế, quy định, quy trình là những thuật ngữ riêng dành cho những mục đích và đối tượng riêng đó.
     Vậy khi nào thì sử dụng "QUY CHẾ", khi nào sử dụng "QUY ĐỊNH", và khi nào sử dụng "QUY TRÌNH". Muốn sử dụng đúng, nhất thiết chúng ta phải hiểu về bản chất của những thuật ngữ này; qua đó phân biệt sự khác nhau giữa Quy chế, Quy định, Quy trình là như thế nào.
     Qua quá trình làm việc, tìm hiểu, bản thân tôi rút ra một số thông tin về 3 thuật ngữ này như sau:
     1. Quy chế:
     Là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc.
     2. Quy định: 
     Là quy phạm định ra các công việc phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật; điều lệ của doanh nghiệp, quy chế doanh nghiệp. Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.
     3. Quy trình: 
     Là quy phạm đề cập đến trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/phòng ban trực thuộc; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó.
     Sự phân biệt trên đây chỉ có ý nghĩa tương đối và hoàn toàn xuất phát từ hoạt động thực tiển mà bản thân tôi tự rút ra. Chưa phải là một sự khẳng định, nhưng cách hiểu này về cơ bản sẽ hỗ trợ phần nào trong công tác tham mưu soạn thảo, đề xuất xây dựng, sửa đổi bổ sung các quy phạm nội bộ trong một doanh nghiệp.
     Chúc các doanh nghiệp thành công!

5 nhận xét:

  1. Bài viết rất tốt. Chúc tác giả thành công.

    Trả lờiXóa
  2. Xin hỏi : Tôi mua chiếc xe máy từ 1993 đăng ký gốc tai HN , nay về hưu ở SG mang theo xe máy biển HN vào SG . Nay muốn làm thủ tục chuyển vùng đổi đăng ký mang biển SG để bán xe . Vậy có phải ra HN rút hồ sơ gốc hay không ? Nếu phải rút hồ sơ gốc thì không có BKS và giấy đăng ký xe , không thể lưu thông được , phải làm thế nào ? xin cảm ơn !

    Trả lờiXóa
  3. Bạn Chinh cho hỏi:
    Ở doanh nghiệp mình trước đây ban hành Quy trình mua sắm, nay có người nói là Quy trình không có tính pháp lý, yêu cầu đổi lại thảnh Quy chế. Có cần thiết không, tại sao?

    Trả lờiXóa
    Trả lời
    1. Chào bạn!
      Nên ban hành Quy định, kèm theo các quy trình trong đó.
      Nếu Nội quy chưa dẫn chiếu xử lý theo quy định thì trong Quy định đó cần có chế tài xử lý.
      Quy trình chỉ áp dụng cho 1 trường hợp/01 chủng loại vật tư mua sắm thôi, không áp dụng chung 1 cái cho tất cả được, cần xây dựng Quy trình đầy đủ: Quy trình mua sắm qua đấu giá, Quy trình mua sắm qua cơ quan/tổ chức khác; Quy trình mua sắm qua cá nhân có/không có đăng ký kinh doanh; Mua sắm qua biên giới (hàng nhập);.... Đó là những quy trình chung. Bạn xem trong Cty của bạn mua sắm những loại vật tư thiết bị gì thì nên xây dựng Quy trình theo hướng từng loại đó, kể cả văn phòng phẩm,....
      Chúc bạn thành công!

      Xóa
    2. Em cũng nghĩ thế, nên ban hành quy định trước khi có quy trình nhưng chưa tìm được giải đáp thỏa đáng cho quan điểm trên. Anh Chính có thể cho em thêm một số kiến thức thông tin về vấn đề này được không ạ.

      Xóa